Lettre d’état de situation : un outil méconnu

La lettre d’état de situation est un service offert par la Commission de la construction du Québec (CCQ) à un employeur de l’industrie qui en fait la demande. Elle vise à dresser le portrait de sa situation, au regard de ses obligations envers la CCQ, et ce, au moment où il présente sa demande. Ce document ne constitue d’aucune manière une renonciation à l’exercice des recours prévus à la loi.

Il existe deux types de lettre d’état de situation : 

• Aux fins de soumission;
• Pour des travaux de construction exécutés sur un chantier.

À quoi sert-elle?

Un donneur d’ouvrage ou un entrepreneur général qui désire embaucher un sous-entrepreneur peut exiger qu'il présente une lettre d’état de situation aux fins de soumission. Les informations contenues dans cette lettre démontrent sa conformité à la loi R-20 et permettent de faire un choix plus éclairé relativement aux différents sous-entrepreneurs qui désirent effectuer les travaux.

La lettre pour des travaux de construction exécutés sur un chantier, quant à elle, peut être exigée par le donneur d’ouvrage ou par l’entrepreneur général afin de s’assurer que le sous-entrepreneur a rempli ses obligations envers la CCQ, et ce, avant le paiement des sommes dues. Elle leur permet d’avoir accès à certains renseignements pertinents, permettant ainsi d’évaluer le risque lié à l’application de l’article 54 de la loi R-20, qui prévoit que le salaire dû par un sous-entrepreneur est une obligation solidaire entre ce sous-entrepreneur et l’entrepreneur avec qui il est lié par un contrat. Il est donc primordial pour le donneur d’ouvrage ou l’entrepreneur général de prendre connaissance de l’entièreté de la lettre.

Que contient-elle?

Le Règlement sur les lettres d’état de situation encadre les conditions d’émission des lettres d’état de situation ainsi que les renseignements qu’elles peuvent contenir. 

À titre d’exemple, voici des renseignements qui peuvent se retrouver dans une lettre d’état de situation, selon le type de lettre demandé :

• Les renseignements sur le projet fournis par le demandeur (la nature et la durée des travaux, la désignation du donneur d’ouvrage, la valeur du contrat, la main-d’œuvre de l’employeur assignée aux travaux et la liste des sous-entrepreneurs);
• L’état des rapports mensuels transmis;
• L’état des réclamations civiles (ainsi que les motifs de contestation du demandeur et les sommes détenues pour garantir le paiement des réclamations, si cela est applicable);
• Les ordonnances de suspension de travaux et les demandes de révision;
• Les condamnations pénales;
• La détention par l’employeur d’une licence RBQ;
• La transmission de l’avis d’enregistrement du demandeur.

Certains renseignements concernant les sous-entrepreneurs, ainsi que les administrateurs, actionnaires, dirigeants, associés ou employés de l’employeur, peuvent également être contenus dans la lettre. La période couverte pour les différents éléments de contenu varie selon le type de lettre demandé.

Comment l’obtenir?

Pour en faire la demande, rien de plus simple! L’employeur doit être enregistré à titre d’employeur à la CCQ, remplir le formulaire disponible dans les services en ligne de la CCQ et acquitter les frais de 30 $ exigibles pour l’émission du document.