Transmettre un rapport mensuel et payer les sommes dues
L’employeur et l’entrepreneur autonome qui exercent leurs activités sur des chantiers assujettis à la Loi sur les relations du travail, la formation professionnelle et la gestion de la main-d’œuvre dans l’industrie de la construction (loi R-20) doivent transmettre un rapport mensuel à la CCQ même si aucun travail n'a été exécuté par l’entrepreneur autonome, l'employeur lui-même ou ses salariés. On y retrouve différents renseignements relatifs à la main-d'œuvre embauchée, aux heures travaillées par secteur d'activités, etc. Le rapport mensuel doit être accompagné d'un paiement correspondant aux remises et contributions prévues aux conventions collectives et à la loi R-20.
Ce rapport mensuel inclut notamment :
- l'identification des salariés ;
- leur métier ou occupation ;
- le secteur et annexe de salaire où les activités ont été réalisées ;
- les heures travaillées ;
- les salaires versés.
L'entrepreneur autonome doit indiquer ces renseignements à l'égard des heures de travail qu'il a lui-même exécutées.
Les employeurs doivent également transmettre les différentes remises prévues aux différentes conventions collectives et règlements, telles que les cotisations syndicales, d'assurance et de retraite, les indemnités pour congés annuels et jours fériés, etc.
Pour connaître les périodes de rapport mensuel ainsi que les congés prévus aux conventions collectives, il est possible de télécharger le calendrier de la CCQ.
Soucieuse d'alléger le fardeau administratif des entreprises de construction et de les aider à remplir plus facilement leurs obligations, la CCQ leur offre la possibilité de produire le rapport mensuel selon trois modes différents, soit par Internet, par la poste ou par téléphone, et d'acquitter le paiement du total des remises liées au rapport mensuel, par paiement préautorisé, par paiement électronique ou par chèque.
Transmettre un rapport mensuel et payer les sommes dues
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Mode de transmission
En vue de leur faciliter la tâche, de réduire le temps requis pour cette obligation de même que les erreurs, la CCQ offre aux employeurs la possibilité de transmettre leurs rapports mensuels soit par les services en ligne, en utilisant un logiciel comptable, en remplissant le formulaire en ligne ou par téléphone. S'il le désire, l'employeur peut aussi le produire en format papier et l'envoyer par la poste.
Le paiement des remises doit être effectué, au plus tard le 15 de chaque mois suivant la période couverte, par paiement préautorisé, paiement électronique via une institution financière ou par chèque.
Par les services en ligne
Cliquez ici, pour accéder aux services en ligne
La CCQ propose aux employeurs deux façons (adaptées aux petites comme aux grandes entreprises) de transmettre leur rapport mensuel par le biais des services en ligne, de manière tout à fait sécuritaire, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et gratuitement. Ces services sont offerts en mode protégé et sécurisé soit en utilisant un logiciel comptable ou en remplissant le rapport directement en ligne.
En utilisant un logiciel comptable
Plusieurs logiciels comptables permettent la création automatisée d'un fichier électronique contenant toutes les données nécessaires. Il suffit d'utiliser le service Transmission du rapport mensuel, qui se charge de le transmettre en quelques secondes.
En remplissant le formulaire en ligne
Le Formulaire de saisie du rapport mensuel est plus particulièrement adapté à la petite entreprise qui n'utilise pas de logiciel comptable. Cette version électronique du formulaire papier permet maintenant la saisie de 199 lignes de détails. Ce service diminue les risques d'erreur en calculant et en validant l'ensemble des données que l'employeur fournit. Certains renseignements apparaissent même automatiquement à l'écran, et il est possible de remplir le formulaire très rapidement.
La CCQ offre du soutien aux employeurs quant à la transmission par voie électronique. Les employeurs peuvent communiquer avec la CCQ pour obtenir de l’aide en écrivant à l’adresse courriel [email protected].Par téléphone
La transmission du rapport mensuel par téléphone s’adresse aux entreprises qui n’ont pas encore accès à notre formulaire en ligne ou à un logiciel comptable adapté et qui déclarent les heures de 10 salariés ou moins par mois.
Ce service permet à l'employeur de transmettre, par téléphone, les données de base nécessaires à la production de son rapport mensuel. Le personnel de la CCQ l’informe ensuite du montant de la remise à effectuer. L’employeur reçoit ensuite son rapport mensuel par la poste ou par télécopieur.
Le service du rapport mensuel par téléphone est offert du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30, pour les cinq jours ouvrables précédant la fin de la période.
- Service du rapport mensuel par téléphone (région de Montréal) : 514 798 0908
- Service du rapport mensuel par téléphone (extérieur de Montréal) : 1 888 798 0908
Calendrier 2024 du service de rapport mensuel par téléphone
Janvier :
du 8 au 12
Juillet :
du 8 au 12
Février :
du 8 au 14
Août :
du 8 au 14
Mars :
du 8 au 14
Septembre :
du 9 au 13
Avril : du 8 au 12
Octobre :
du 7 au 11
Mai : du 8 au 14
Novembre :
du 8 au 14
Juin :
du 10 au 14 Décembre : du 9 au 13 Par la poste
Le rapport mensuel peut aussi être transmis par la poste en remplissant le formulaire Rapport mensuel de l'employeur fourni par la CCQ. L'employeur doit lui-même calculer ses remises et consulter les mises à jour de taux de salaire et autres renseignements pertinents à la préparation de son rapport.
Cliquez ici, pour télécharger le Guide de référence pour remplir le rapport mensuel de l'employeur.
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Mode de paiement
La transmission du rapport mensuel ainsi que le paiement du total des remises doivent être effectués au plus tard le 15 du mois suivant la période couverte. Les modes de paiement offerts sont :
- Le paiement par débit préautorisé : cette modalité s'adresse uniquement aux employeurs qui transmettent leur rapport mensuel par voie électronique ou par téléphone. Pour utiliser ce mode de paiement, il suffit de remplir le formulaire d'adhésion ;
- Le paiement électronique : l'employeur peut payer les remises par l’entremise du site Web de son institution financière ;
- Le paiement en argent comptant ou carte de débit : ce type de paiement est accepté au comptoir du service à la clientèle seulement.
- Le paiement par chèque personnel ou visé ou mandat poste : l'employeur doit inscrire son numéro d'employeur sur le chèque ou sur le mandat poste et le faire parvenir à :
Commission de la construction du Québec
Case postale 2000, succursale Chabanel
Montréal (Québec) H2N 0B7
Pénalité en cas de retard
Si un employeur transmet un rapport mensuel et les paiements associés après les délais prévus au Règlement sur le registre, le rapport mensuel, les avis des employeurs et la désignation d’un représentant (R-20, r. 11), celui-ci s’expose à des pénalités et à des intérêts.
Les pénalités et intérêts sont établis conformément à l’article 81 c) de la loi R-20, sur les sommes qui correspondent aux cotisations d’assurance, de retraite et de congé payé. Les intérêts sont de 7 % annuellement et la pénalité est de 20 %.
Si l’employeur n’acquitte pas les sommes dues dans les 10 jours suivant la réception de l’avis de retard, la CCQ entame d’autres procédures et peut transmettre le dossier à ses procureurs.
Lorsqu’un employeur est d’avis qu’il a des motifs exceptionnels à faire valoir, pour ne pas avoir transmis son rapport mensuel et le paiement associé dans le délai prescrit, il peut remplir le formulaire ou écrire à l’adresse suivante : [email protected].
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Demande de correction du rapport mensuel
Si un employeur constate une erreur dans son rapport mensuel après l’avoir soumis, celui-ci doit faire parvenir un rapport mensuel amendé à la CCQ, par courriel via ses services en ligne, par télécopieur, par la poste, ou en le déposant directement à l’un de nos bureaux régionaux.
Retrait ou réduction d’heures
Lorsque la révision concerne un retrait ou une réduction des heures déclarées, l’employeur doit joindre le formulaire Demande de retrait ou de réduction des heures déclarées au rapport mensuel à son rapport mensuel amendé. Ce formulaire doit être signé par le salarié concerné par la demande afin qu’il autorise la CCQ à procéder au retrait ou à la réduction des heures à son dossier.
La réception de ce formulaire dûment signé, en complément de la demande de révision du rapport mensuel, permet d’éviter des délais supplémentaires lors du traitement. Par ailleurs, il est important d’inscrire dans la demande de révision les montants correspondant à la correction d’heures demandée afin que le salaire, les congés et jours fériés payés ainsi que la cotisation syndicale soient également corrigés.
Ajout d’heures
Si la demande de révision implique un ajout aux heures déclarées dans le rapport mensuel, l’employeur doit procéder au calcul des cotisations et des contributions correspondant à la modification demandée. Il doit par la suite acquitter le montant par l’un ou l’autre des modes de paiement suivant :
- Par chèque, en indiquant son numéro d’employeur et la période du rapport mensuel amendé ;
- Par paiement électronique, séparément de tout paiement pour le rapport mensuel de la période courante ;
- En argent comptant ou par carte de débit, en se rendant à un comptoir du service à la clientèle de la CCQ.
Veuillez noter que le paiement lié à une révision de rapport mensuel ne peut pas être effectué par débit préautorisé. L’employeur doit donc utiliser une des méthodes mentionnées précédemment. En effectuant le paiement au moment de présenter la demande de révision du rapport mensuel, il est possible d’éviter des délais supplémentaires dans le traitement de son dossier.
Obligations de l'employeur au regard de la réserve d'heures
Pour le secteur résidentiel léger et lourd, en vertu de l’article 21.03 o) de la convention collective du secteur résidentiel, l'employeur doit faire état de la réserve d'heures sur le bulletin de paie de ses salariés. Il doit notamment y inscrire :
- les heures débitées ;
- les heures créditées ;
- le solde des heures.
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Pour rapporter les heures mises en réserve
Les heures supplémentaires inscrites à la réserve d'heures au rapport mensuel doivent apparaître sur une ligne distincte, en utilisant le code de statut R et en spécifiant l'annexe de salaire R pour le secteur résidentiel léger et R-1 pour le secteur résidentiel lourd. Les montants reliés aux contributions et aux cotisations ne sont ni inscrits ni payables à cette étape-ci.
Exemple :
Pour le secteur résidentiel léger et lourd : Les heures inscrites doivent être rapportées dans la colonne « Temps régulier ».
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Pour rapporter l’utilisation de la réserve d'heures
Lorsque, au cours d'une période, le salarié utilise des heures en réserve pour compléter des semaines de travail, ces heures doivent être déclarées au rapport mensuel, sur une ligne distincte. L'employeur doit alors utiliser le code de statut S en spécifiant l'annexe de salaire R pour le secteur résidentiel léger et R-1 pour le secteur résidentiel lourd. Les montants des contributions et des cotisations associés aux heures utilisées doivent être inscrits au rapport mensuel, et les sommes correspondantes doivent être payées et transmises à la CCQ..
Exemple :
Pour le secteur résidentiel léger : Les heures utilisées doivent être rapportées dans la colonne « Temps régulier », c'est-à-dire qu'une heure supplémentaire équivaut à une heure en réserve (voir exemple de rapport mensuel).
Pour le secteur résidentiel lourd : Les heures inscrites doivent être rapportées dans la colonne « Temps et demi » en multipliant le nombre d'heures requis par le facteur de conversion 0,6666 jusqu’à concurrence des heures disponibles dans sa réserve. Ce nombre d’heures (arrondi à une décimale afin de répondre aux exigences du rapport mensuel) ainsi obtenu est payable au taux de salaire applicable majoré de 50 %.
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Pour rapporter la liquidation de la réserve d’heures
La liquidation annuelle des heures en réserve s’effectue à la fin de la période d’étalement et de référence. Elles sont liquidées et doivent être déclarées au rapport mensuel, sur une ligne distincte. L'employeur doit alors utiliser le code de statut S en spécifiant l'annexe de salaire R pour le secteur résidentiel léger et R-1 pour le secteur résidentiel lourd. Les montants des contributions et des cotisations associés aux heures liquidées doivent être inscrits au rapport mensuel, et les sommes correspondantes doivent être versées.
Exemple :
Pour le secteur résidentiel léger : Les heures liquidées doivent être rapportées au taux majoré de 50 % et doivent être inscrites dans la colonne « Temps et demi ».
Pour le secteur résidentiel lourd : Les heures liquidées doivent être rapportées au taux majoré de 100 % et doivent être inscrites dans la colonne « Temps double ».
Renseignements supplémentaires
- Site Web de l'Association des professionnels de la construction et de l'habitation du Québec (APCHQ) ;
- Conseillers en relations de travail de l'APCHQ :
- Région du Grand Montréal : 1 800 463-6142,
- Régions de Québec et de l’Est-du-Québec : 1 866 682-8666,
- Région de l'Estrie et du Centre-du-Québec : 1 888 285-2505,
- Région de l'Outaouais et de l'Abitibi : 1 888 561-7001 poste 205;
- Ligne de la CCQ destinée aux employeurs : 1 877 973-5383.